Teknozone.ID – Menggunakan template adalah salah satu cara cepat untuk membuat dokumen di Microsoft Word jika kamu sering menggunakan dokumen dengan susunan atau tipe yang sama.
Beberapa dokumen yang mungkin akan memerlukan template dalam pembuatannya seperti report bulanan, perkembangan penjualan, presentasi, dokumen resmi dengan logo dan lainnya.
Cukup simpan dokumen original sebagai template lalu gunakan secara berulang-ulang.
Cara Membuat & Menyimpan Dokumen Sebagai Template
Template dibuat untuk menjadikan pekerjaan kita lebih efisien karena kita tidak perlu membuat ulang isi sepenuhnya dan hanya perlu mengisi beberapa bagian saja.
Cara Membuat Template
Sebelum memulai, catat dulu apa saja yang akan diisi kedalam template itu, misal:
- Teks yang akan selalu diisi tiap dokumen.
- Bagaimana format column, margin, header, dan footer.
- Makro untuk mengotomatisasi mengisi tugas.
- Tanggal yang secara otomatis diperbarui setiap kali template dibuka.
- Informasi kontak seperti alamat, nomor telpon, email dan sebagainya.
- Fields atau AutoText untuk informasi yang berubah seperti judul dokumen, nomor halaman, atau path file di header dan footer.
- Teks placeholder dengan pemformatan tertentu seperti font huruf dan ukuran jenis huruf.
Setelah mencatat semuanya, kita buat dahulu kerangka template nya di word kosong, anggap saja sebagai sketsa template. Setelah mantap dengan sketsa template itu, baru kita buat yang sebenarnya.
Cara Menyimpan Template
Setelah selesai membuat template nya, Begini cara menyimpan template dari kerangka yang kamu buat:
Menyimpan dokumen sebagai template di Word:
- Tekan File, lalu pilih Save As.
- Klik Computer atau This PC.
- Pilih lokasi penyimpanan.
- Beri nama file template.
- Pilih Save as type: Word Template (formatnya .dotx)
- Simpan dokumen.
Jika sudah, secara langsung program Word akan menambahkan dokumen yang kamu buat ke dalam folder template custom yang tersedia.
Untuk mengedit template Word yang sudah ada:
- Tekan File ➡ Open.
- Klik Computer atau This PC.
- Cari template Custom di folder di bawah My Documents.
- Cari template yang kamu buat dan klik Open.
Di sini, kamu tak harus membuka folder My Documents, sesuaikan dengan tempat penyimpanan file kamu.
Jika dokumen kamu memiliki macro, pilih Word Macro-Enabled template. Kamu juga bisa mengedit file template yang sudah ada dengan File ➡ New ➡ Custom dan klik template buatan mu. Tapi di Office 2013, folder Custom akan berubah menjadi Personal.
Note: Template dokumen yang dibuat pada versi Office yang lebih lama masih bisa dibuka dengan Office versi baru, jika error, gunakan alat dari Microsoft ini.
Cek juga artikel seputar Microsoft Word di bawah ini gengs:
- Cara Membuat Booklet di Word
- Cara Mengubah PDF ke Word
- Cara Ubah PPT ke Word
- Cara Membuat Gambar Transparan di Word
Perbedaan antara Template dan Tema
Sebelum mengakhiri artikel ini, kamu juga harus tau apa bedanya Template dan Tema agar tidak keliru.
Template di Word adalah file yang membantu user dalam mendesain dokumen yang menarik dan tampak profesional. Template berisi konten dan elemen yang nantinya digunakan sebagai tampilan awal dokumen baru.
Tema di Word adalah desain untuk tampilan dokumen, meliputi warna, ukuran font dan jenisnya. Selain di Word, program Office lainnya juga memiliki fitur ini.
Jadi, kesimpulannya, Tema hanyalah tampilan yang terutama menyangkut tata warna. Selain menyangkut tata warna, adapun template juga menyangkut tata letak, bentuk, serta ukuran.
Tema hanya berpengaruh pada warna, sedangkan template berpengaruh pada warna, ukuran, tata-letak dan juga bentuk. Dengan demikian pada satu model template kita bisa mengubah-ubah tema nya, sebaliknya pada satu tema kita tidak bisa mengubah-ubah template nya.