Cara Membuat Mail Merge

Teknozone.ID – menggunakan mail merge untuk membuat undangan adalah cara yang sangat membantu ketika kita ingin mencetak dokumen dengan jumlah yang banyak.

Contoh penggunaannya bisa kita lihat ketika membuat undangan pernikahan, atau undangan kumpulan RT, dan lainnya.

Agar terlihat lebih professional, cek juga artikel cara membuat kop surat dan format tanggal di Excel

 

Cara Membuat Mail Merge di Word

Cara ini masih valid dan bisa digunakan di semua versi modern Microsoft Word (2010, 2013 dan 2016). Pastikan, Office kalian juga sudah update. Cek gimana sih cara update Microsoft Office.

Untuk troubleshooting, cek artikel shortcut keyboard Excel & mengatasi file Excel tidak bisa diedit

Note: Blank document, maksudnya dokumen baru. Di Office terbaru tampilannya sedikit berbeda.

Begini cara membuat mail merge di Word dengan data Excel:

  1. Buat data mail merge di Excel, simpan.
    mail merge di excel - 1 buat data
  2. Buka Microsoft Word > Blank document.
  3. Buat template dokumen di Word.
  4. Buat tanda untuk data mail merge.
    mail merge di word - 1 buat dokumen
  5. Tekan tab Mailings di atas.
  6. Klik Start Mail Merge > Pilih tipe dokumen.
    mail merge di word - 2 klik mailings
  7. Klik Select Recipients > Use an existing list.
  8. Pilih file data Excel yang tadi.
    mail merge di word - 3 masukkan data
  9. Blok bagian tanda di dokumen.
  10. Klik Insert Merge Field > Pilih data.
    mail merge di word - 5 buat undangan
  11. Lakukan ke semua blok.
  12. Klik Preview Results untuk melihat hasilnya.
    mail merge di excel - 1 buat data
  13. Selesai, cetak dokumen.

Karena sekarang lebih mudah menggunakan video, kalian bisa melihat video di bawah ini sambil membaca keterangan di atas.

Untuk logo, agar terlihat transparan kalian bisa cek artikel cara membuat gambar transparan di Word ini.

Oh ya kalian juga bisa mengedit daftar penerima (data untuk mail merge) ini di Mailings > Edit Recipient List.

 

Cara Membuat Data Mail Merge di Excel

Peran excel di sini adalah sebagai sumber data yang digunakan untuk Mail Merge, dan pada akhirnya data tersebut akan masuk ke dalam Microsoft Word.

Note: Blank workbook maksudnya sheet baru, di Excel terbaru tampilannya sedikit berbeda.

mail merge di excel - 1 buat data
contoh data untuk mail merge di excel

Begini cara membuat data mail merge di Excel.

  1. Buka Microsoft Excel > Blank workbook.
  2. Ketik Header di Row 1.
  3. Lengkapi data untuk mail merge.
  4. Simpan dokumen.

Kalian bisa memasukkan data mail merge sebanyak 1 atau lebih, untuk digunakan ke dokumen Microsoft Word.

Keterangan:

  • Nama Column (A, B, C,D) di Sheets kalian akan sama dengan yang kalian masukkan di Mail Merge, jangan asal.
  • Jangan gunakan format General untuk menulis persentase, mata uang dan kode post. Pastikan format penulisannya sesuai.
  • Edit data yang akan di Mail Merge ke dokumen Word di Excel.

Takut salah? jangan khawatir, masuk ke Mailings > Preview Results untuk melihat demo dari mail merge kalian. Cek juga artikel tentang cara print amplop agar ukurannya sesuai.

Sumber artikel ini: webucator.com, support.office.com

Leave a Comment