Cara Membuat Mail Merge di Word

Teknozone

Teknozone.ID – menggunakan mail merge untuk membuat undangan adalah cara yang sangat membantu ketika kita ingin mencetak dokumen dengan jumlah yang banyak.

Contoh penggunaannya bisa kita lihat ketika membuat undangan pernikahan, atau undangan kumpulan RT, dan lainnya.

Agar terlihat lebih professional, cek juga artikel cara membuat kop surat dan format tanggal di Excel

Cara Membuat Mail Merge di Word

Cara ini masih valid dan bisa digunakan di semua versi modern Microsoft Word (2010, 2013 dan 2016). Pastikan, Office kalian juga sudah update. Untuk melakukan update, cek artikel cara update Microsoft Office.

Untuk troubleshooting jika mengalami error, cek artikel shortcut keyboard Excel & mengatasi file Excel tidak bisa diedit

Note: Blank document, maksudnya yaitu dokumen kosong / baru. Di Office terbaru tampilannya sedikit berbeda dengan versi sebelumnya.

Begini cara membuat mail merge di Word dengan data Excel:

  1. Untuk step pertama, gunakan Microsoft Excel untuk mengolah data yang akan dimasukkan.
  2. Buat data mail merge di Excel, lalu simpan.
    mail merge di excel - membuat data
  3. Selanjutnya buka Microsoft Word, buka dokumen baru dengan menggunakan Blank document. Atau kamu bisa juga membuka template yang sudah disediakan, cek Buat template dokumen di Microsoft Word.
  4. Buat tanda untuk data mail merge, gunakan Bold dan tanda kurung untuk membedakannya.
    mail merge di word - buat dokumen
  5. Tekan tab Mailings di atas.
  6. Klik Start Mail Merge > Pilih tipe dokumen nya.
    mail merge di word - klik mailings
  7. Setelah itu, klik Select Recipients > Use an existing list untuk mengambil data dari file excel yang tadi dibuat, jika belum ada, kamu bisa membuatnya dengan Type a new list.
  8. Pilih file data Excel yang tadi dibuat.
    mail merge di word - masukkan data
  9. Blok bagian tanda di dokumen word tadi.
  10. Klik Insert Merge Field, cocokkan tanda dengan data yang dimasukkan, misal tanda [Alamat] berarti data yang dimasukkan adalah Alamat.
    mail merge di word - cocokkan data
  11. Lanjutkan ke semua blok, caranya tetap sama.
  12. Klik Preview Results untuk melihat hasil mail merge nya.
  13. Dokumen dengan mail merge selesai, lanjut cetak dokumen.

Untuk logo, agar terlihat transparan kalian bisa cek artikel cara membuat gambar transparan di Word ini.

Oh ya kalian juga bisa mengedit daftar penerima (data untuk mail merge) ini di Mailings > Edit Recipient List.

Cara Menghubungkan Data Mail Merge di Excel

Peran excel di sini adalah sebagai sumber data yang digunakan untuk Mail Merge, dan pada akhirnya data tersebut akan masuk ke dalam Microsoft Word.

Note: Blank workbook maksudnya sheet kosong / baru, di Excel terbaru tampilannya sedikit berbeda.

mail merge di excel - membuat data

Diatas adalah contoh data untuk mail merge di excel. Begini cara membuat datanya di Excel:

  1. Buka Microsoft Excel > Blank workbook.
  2. Ketik Header di Row 1.
  3. Lengkapi data untuk mail merge.
  4. Simpan dokumen.

Kalian bisa memasukkan data mail merge untuk digunakan ke dokumen Microsoft Word. data nya bisa sebanyak 1 atau lebih tergantung kebutuhan, tidak ada batasan jumlah.

Keterangan:

  • Nama Column (A, B, C, D) di Sheets kalian akan sama dengan yang kalian masukkan di Mail Merge, jangan asal.
  • Jangan gunakan format General untuk menulis persentase, mata uang dan kode post. Pastikan format penulisannya sesuai.
  • Edit data yang akan di Mail Merge ke dokumen Word di Excel.

Takut salah? jangan khawatir, masuk ke Mailings > Preview Results untuk melihat hasil dari mail merge kalian. Cek juga artikel tentang cara print amplop agar ukurannya sesuai.

Sumber artikel ini:

  • webucator.com
  • support.office.com